عصر رنسانس سازمانی وضرورت تحول مدیریتی
انتخاب ساختار سازمانی وطراحی سازمانی مناسب برای هر سازمان یا موسسه یکی از ضرورتهایی است که هر مؤسسه برای دستیابی به استراتژیها واهداف دراز مدت خود بدان نیازمند است. امروزه گسترش فناوری وپیچیده شدن روابط درون سازمانی وبرون سازمانی درک چنین ضرورتی را برای مدیران حیاتی تر نموده است.
طراحي ساختار سازماني به معناي تصميم گيري دربارة چگونگي بخشبندي كل كار سازمان به زيربخشهاي مختلف و ايجاد هماهنگي و ارتباط ميان اين زيربخشها براي اجراي امور است.
ساختار سازماني ، متناسب با عواملي چون اندازة سازمان، محيط پيرامون آن، فناوري مورد استفاده، منابع انساني، راهبردهاي اتخاذ شده و بالاخره نوع و ارتباطات فعاليتهاي آن طراحي ميشود.
پيش از اين الگوهاي رايج سازماندهي بر معيارهايي چون وظيفه، محصول، جغرافيا و بازارهاي هدف مبتني بود، وطراحي ساختار دروني سازمان را از دید چنین عواملی مورد توجه قرار ميداد.
اما عصر جديد با سازمانهاي پيچيده، پويا و متحول همراه خواهد بود. در اين سازمانها، مرزهاي سنتي موجود از بين خواهد رفت، فرهنگ هاي مختلف در هم خواهـند آميخت. بسياري از مشاغل دوباره طراحي خواهند شد و ورود فناوري اطلاعات تغييراتي در ساختار سازمانها به وجود خواهد آورد.
در اين ميان ساختارهايي در حال تشكيل است كه پيش از اين وجود نداشت. بسياري از اين تحولات و در حقيقت زيربناي اصلي تمامي اين تغييرات، گرايش به ايجاد سيستم هاي يكپارچه رايانه اي است كه با معرفي سخت افزارها و نرم افزارها و وسايل ارتباطي پيچيده در سطح دنيا توام است.
اما در چنین عصری با گسترش شبكه هاي همكاري و مشاركت ميان سازمانها ،معیارهای گذشته اندک اندک بدست فراموشی سپرده می شوند.در عوض مسئلة طراحي سازمانهاي شبكه اي به موضوعي مورد توجه براي مديران و سياست گذاران سازمان تبديل شده است. انواع شبكه هاي همكاري را كه با هدف كسب كارايي جمعي شكل ميگيرند، ميتوان در موقعيتهايي چون ارتباط درون يك زنجيرة ارزش، تعامل با رقبا براي كاهش فشارهاي رقابتي و برون سپاري فعاليتهاي غيراصلي سازمان ملاحظه كرد.
توسعة سازمانهاي شبكه اي معمولاً با توليت يك سازمان مادر پيگرفته ميشود. بدين منظور سازمان اصلي (مادر) بايد نسبت به تعريف راهبرد، ماهيت و سازوكارهاي كنترلي شبكه اقدام كند: دركنار آن پيگيري مداوم سياستهاي حمايتي براي حفظ و بقاي شبكه لازم مينمايد.
سازمان شبكه اي
اصطلاحاً به مجموعهاي از بنگاهها گفته ميشود كه با تأمين كنندگان، فروشندگان و حتي رقباي خود شبكه اي همكار را تشكيل داده باشند. به كارگيري ارتباط شبكه اي، با كاهش پيچيدگي دروني هر شركت عضو، باعث افزايش سرعت، كارايي اقتصادي و انعطاف پذيري كل شبكه ميشود. بنگاههايي كه تا قبل از اين كنترل تمام فعاليتهاي زنجيرة ارزش را (از خلق ايده تا اراية محصول به مشتري) بر عهده داشته اند، متوجه شده اند كه ديگر نميتوانند در تمام فعاليتهاي اين زنجيره بهترين باشند. از ديگر سو بهترين بودن در همه چيز نياز بازارهاي رقابتي شده است. سازمانهاي شبكه اي پاسخي براي اين معضل مطرح كرده اند. بدين ترتيب كه بنگاه مادر در شبكه، كاركرد و قابليت محوري خود را به بهترين نحو انجام ميدهد و ضمناً سعي ميكند تا بهترين كاركردها و خدمات را براي اراية پاسخ جامع به مشتريان از طريق ساير شركاي عضو شبكه فراهم آورد (كامينگز و وورلي، 2001). سازمانهاي شبكه اي همچنين ميتوانند همزمان از مزاياي بنگاههاي بزرگ و بنگاههاي كوچك بهره ببرند.
اما مفهوم سازمانهای شبکه ای با مفهومی چون سازمانهای مجازی پیوندی عمیق خورده است.
مفهوم سازمانهاي مجازي
_ سازمانهاي مجازي در واقع نوعي از سازمانهاي شبكه اي هستند كه فاقد هسته مركزي دائمياند. (رضائيان، 1378، ص326)
_ سازمان مجازي يك سازمان كوچك و مركزي است كه منابع اصلي خود را از ساير سازمانها تامين مي كند. يك سازمان مجازي از نظر ساختار بسيار متمركز است و بندرت داراي واحدها و دواير تخصصي يا وظيفه اي است. (Robbins, 2007)
_ سازمان مجازي بسياري از فعاليتهاي خود را از منابع خارجي تامين مي كند و ساختاري به وجود ميآورد كه در آن به جاي انجام وظايف سنتي در هر واحد داخلي، واحدهاي خارجي عهده دار انجام آن وظايف شوند. (Handy, 2004)
_ سازمان مجازي را شبكه موقتي از واحدها و سازمانهاي مستقل دانسته اند كه شامل توليد كنندگان، مشتريان و رقباست. اين واحدها به وسيله فناوري اطلاعات به هم پيوند مي خورند و قدرت مي يابند تا از فرصتهاي جديد نهايت استفاده را ببرند. (Goldman et al. , 2006)
ويژگيهاي سازمانهاي مجازي
الف- ساختارهاي افقي
ب- جهاني شدن
ج- ارتباط ماشيني یا اتوماسیون
د- همكاري و رقابت بين سازماني
ه- در گيري پويا
اداره مجازي
در اداره مجازي فناوري جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيكي مي شود. در فلسفه اداره مجازي، كار را عملي مي دانند كه بايد انجام گيرد نه جايي كه فرد بايد به آنجا برود.
انواع ادارات مجازي عبارتند از:
الف- موردي: درابتداي پيوستار نوعي اداره مجازي قرار دارد كه در آن كاركنان داراي دفاترثابت هستند، اما در مواردي كارها را درخانه انجام مي دهند.
ب- مهمانخانهاي: كاركنان دفاترثابت ندارند، اما وقتي به دفتر نياز دارند، آن را از اداره مركزي درخواست مي كنند و از دفتري براي مدتي معين استفاده مي كنند.
ج- وابسته: كاركنان دفاترثابت ندارند و در حركتاند، اما بايد در فواصل زماني مشخصي به واحد اداري مراجعه كنند و گزارش بدهند.
د- كار در خانه: كاركنان سازمان هيچ نوع دفتركاري ندارند و در خانه مشغول كار هستند. يك ميز كوچك كار، يك تلفن و يا يك كامپيوترشخصي وسايل آنان را تشكيل مي دهد كه ازسوي سازمان در اختيار آنان قرار مي گيرد.
ه- كاملاً متحرك: كاركنان كاملاً متحرك هستند و حتي در خانه هم محل كار خاصي ندارند. در طول روز به محلهاي كار مربوط به مشتري ميروند و تلفن وكامپيوتر كيفي را به همراه دارند. (الواني، 1377، صص3-2)
رهبري
امروزه مفاهيم" رهبري" و" ابداع" جايگزين مفاهيمي چون" مديريت" و "پيروي از رسوم و عقايد" شده است و سازمانهاي هوشيار و آگاه رهبران را جايگزين مديران كرده اند. جايگزيني رهبري و رهبر به جاي مديريت و مدير فقط بازي با كلمات نيست؛ رهبران عناصر محوري سازمانهاي فعال در بازارهاي جهاني امروزي هستند.
رهبران بايد توانايي و قدرت مديريت داشته باشند. اما براي موفقيت سازمانهاي مجازي رهبران سازمان و نه مديران بايد فرهنگي را ايجاد كنند كه به ارتباطات، يادگيري و سرمايه گذاري متنوع ارزش بدهد. رهبري از طريق ارتباطات، تخصيص منابع و الگوسازي رفتارهاي مطلوب در موفقيت اينگونه سازمانها تاثير مي گذارد. (افجه، 1380)
شايستگيهاي رهبران سازمانهاي مجازي
الف- هدايت و مديريت عملكرد
1- هدايت عملكرد جمعي
- ايجاد بينش و فلسفه وجودي سازمان در اعضا: در يك سازمان مجازي درك واضح و مشترك بينش، فلسفه وجودي و راهبرد موجب هدايت فعاليتهاي اعضاي سازمان در موقعيتهاي با ابهام زياد ميشود.
- مذاكره با افراد سازمان در مورد مسئوليتهاي آنان در رابطه با يكديگر:
- ارائه دهنده باز خورد
2- هدايت فردي
ب- به كارگيري فناوري متناسب
- مديريت در خلال فرهنگها
- چالشي كه در اين زمينه رهبر سازمان با آن مواجه مي شود، درك تفاوتهاي فرهنگي بين اعضاي تيم و استفاده از آن به عنوان مزيت است. رهبران سازمان مجازي بايد ديدگاههاي چند فرهنگي را بين اعضا گسترش دهند؛ براي اين كار بايد مباني فرهنگي خود و مباني فرهنگي كاركنان را كاملا بشناسند.
ت- كمك به توسعه آينده شغلي
ث- ايجادشبكه
ج- ايجاد اعتماد و حفظ آن
چ- مديريت گروه افزارها
جمع بندی
سازمانهاي شبكه اي با هدف توسعة همكاري ميان شركتهاي مختلف براي توليد محصولاتي جامع و كسب كارايي جمعي شكل ميگيرند.
بنگاههاي همكار، با توسعة يك سازمان شبكه اي از منابع و مهارتهاي همديگر بهره ميگيرند و نقاط ضعف يكديگر را جبران ميكنند. علاوه بر جنبههاي فني، از لحاظ احساسي نيز سازمان شبكه اي، انرژي وحس همكاري مشترك را در روحيه و فرهنگ سازماني كاركنان تزريق خواهد كرد (كتيورا و گراهام، 2002).
روند برون سپاري وظايف جانبي به خارج از بنگاه نيز اين قبيل همكاريها را تشويق كرده است. به كارگيري ارتباط شبكه اي، با ساده سازي ساختار دروني هر شركت عضو، باعث افزايش كارايي و انعطاف پذيري كل شبكه، كسب رضايت مشتري و صرفه جوييهاي خارج از بنگاه1 ميشود (هال، 1999).
توسعة ساختار شبكه اي معمولاً عملي يكباره و قطعي نيست، بلكه فرايندي تدريجي و تكاملي است تا در درازمدت به كارآمدترين الگو دست يافته شود.
اینگونه سازمانها از ویژگیهای دوران دانش وارتباطات است,دورانی که در آن مرزهای میان مدیران رده بالا وکارمندان کف هرم سازمانی از میان خواهد رفت ودر حقیقت با ساختار هرمی سازمانی واژگون شده روبرو خواهیم بود!